１ 効率的な事務仕事
事務・文具用品大手のコクヨが出版している書籍です。
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コクヨが販促で出しているものではなく、KADOKAWAから商業出版されています。
事務仕事をしていると机周りは散らかるもの。
それを整理し、仕事効率を上げるための知恵本です。
実用的であると同時に読むおもしろさがありました。
印象に残ったこと３点を述べます。
- ファイルボックスは１個しかもたない
- 分類は「その他」からはじめる
- １日の終わりは何もない状態にする
２ ファイルボックスは１個しかもたない
かなりPDFやExcelシートで配られることが多くなりましたが、まだまだ紙の文書も多いです。
そして知らず知らずのうちに貯まっていきます。
紙って案外重くて、引き出しを開けるにも力がいるようになったりします。
なので、できるだけ紙を減らしたい。
そのために、紙文書を収納するファイルボックスを１つしか持たないようにする。
こういう工夫です。
2週間などの期間を決めて、貯まった紙文書を処分する。
どうしても必要なものはPDFに返還して保存。
基本は捨てる。
こうすることで、引き出しを整理すると同時に書類の検索も容易にします。
これ、ファイルボックスにしていることも工夫ですね。
わたしは厚さ5cmぐらい綴じファイルに全部の紙文書を入れています。
オーバーしそうになったらPDFへ、というのは同じ。
ただ綴じファイルだと穴を開ける手間が１つ増えます。
ボックスならそれもいらず。
ただ綴じファイルならめくるのも用意なので、一長一短かなと思います。
とにかく、紙文書はためすぎない。
これは大事ですね。
３ 分類は「その他」からはじめる
書類の分類は、面倒くさいもの。
部署によって決まっているのもありますが、自分で管理する部分は自分が使いやすいようにしたいものです。
そこで、いきなり分類を始めず「その他」としてひとまとめにする。
「その他」の中から、分量が多くなってきたものを別にわけて独立させる。
つまり、大から小へと分類していくという方法です。
これは実際的ですね。
あまり収納されないファイルなどをつくることもありませんし。
わたしも似たようなことをしています。
先の１つだけ持っている綴じファイルですが、「雑文書」という題名を付けています。
つまり、全部入れるってことです。
そして、そこから取っておくべき文書がでたらPDFへ。
そして、PDFは種別に電子ファイルに入れています。
これが楽なんですね。
なんの会議に出るときも同じファイルを持っていけばいいので。
ちなみにPDFなどの文書名は230129～と日付を入れてます。
ちょっと面倒ですが、検索が楽になります。
４ １日の終わりは何もない状態にする
これはどこをそうするかって話ですが、机の上です。
キレイを目的とせず、効率を追求している本書ですが、やはり目の前が整頓されていれば気分も上がります。
何もない机に必要なものを並べて仕事を始める。
それらを１つずつ片付けていって、１日の終わりには何もないようにする。
明日も気分よく仕事が始められる。
しまって出して、という部分で非効率ともいえますが、心理的には爽快です。
わたしも帰宅前には机の上に何もない状態にしています。
５ 総評
本書の冒頭に「整理の正解は、ひとつではない」とあります。
その通り。
人によって効率のよい整理は様々です。
本書には、100もの整理術が載っています。
中には、ちょっと相反しているのではないかと思うものもあります。
それは、それでいいのです。
それぞれ各人が自分にあったものを選べばよい。
要するに、仕事で判断・決断する際のじゃまにならないようにすればいい。
こういうことだと思います。
これ、読むだけでもおもしろいので、事務仕事をしている方、整理整頓に工夫がほしい方の必読書だと思いました。
